Análisis de problemas

El análisis de problemas es un conjunto de técnicas para:

  • Analizar la situación en relación a un problema
  • Identificar los problemas principales en este contexto
  • Definir el problema central en la situación
  • Visualizar las relaciones de causa y efecto en organizadores gráficos

El objetivo es analizar el problema y dividirlo en sus partes componentes, examinando cómo es que van juntas. Es necesario comprender el contexto del problema y como unas partes afectan a otras.

El análisis del problema se realiza a través del siguiente procedimiento:

a) Confirmación de que el problema existe realmente.

Se deben identificar y recoger los datos requeridos para confirmar que el problema identificado es real.

Para comprender un problema los mismos datos deben indicar quién, qué, cuándo, dónde y por qué el problema es más grave, así como ciertas preguntas relacionadas con cuánto, de qué tamaño, cuántas o cuántos. Es necesario construir un cuadro completo de la existencia del problema. Es menester esclarecernos si los datos están claramente explicados, si los mismos hechos tienen la misma interpretación para las partes, si los hechos son del pleno conocimientos de los participantes en el proceso y si los hechos presentados son verdaderamente relevantes para el proceso que se desarrolla.

b) Presentación gráfica de los datos.

Esta forma de presentación de los datos permite usar la información con mayor facilidad. Para presentación de los datos pueden utilizarse las siguientes técnicas: Planilla de comprobación; histograma; gráfico de sectores; gráfico de tiempo y otros.

c) Identificación de las causas potenciales.

Entre los instrumentos más importantes para la identificación de las causas potenciales se encuentran:

  • DIAGRAMA CAUSA – EFECTO que permite identificar y poner de manifiesto todas las causas potenciales que están contribuyendo a la existencia del problema bajo consideración.
  • ARBOL DE PROBLEMAS que es una extensión del anterior que permite identificar a partir de un problema principal tanto sus causas raíz como las ramificaciones de sus efectos.
  • ANÁLISIS CAMPO FUERZA para identificar aquellas fuerzas que ayudan o impiden cerrar la brecha que existe entre donde se encuentra la organización y donde debe estar.
  • ANÁLISIS DE PARETO para separar un pequeño número de factores significativos de la gran masa de factores insignificantes.

Hay que buscar todas las posibles ubicaciones al problema, determinar todas las aristas que conforman el problema a fin de que el grupo lo analice en toda su dimensión y no sólo centrarse en el análisis de sus causas.

Elaboración del Árbol de Problemas

  • PASO 1: Identificar (mediante Lluvia de Ideas) los principales problemas con respecto a la situación en cuestión
  • PASO 2: Identificar y formular en pocas palabras el problema central
  • PASO 3: Anotar las causas del problema central
  • PASO 4: Anotar los efectos provocados por el problema central
  • PASO 5: Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un Arbol de Problemas
  • PASO 6: Revisar el esquema completo y verificar su lógica e integridad

analisis-de-problemas_1

Un árbol de problemas es fácil de comprender si se “lee” de abajo hacia arriba, de forma tal, que un problema de abajo es causante, en algunos casos junto con otros problemas del mismo nivel, de un problema del nivel inmediato superior con el que está vinculado en la estructura de relación causa-efecto. Así:

analisis-de-problemas_2

Con la ejecución del proyecto se buscará eliminar tantos “problemas causa” como sea posible, a través de la realización de actividades.

Si el análisis de problemas genera una estructura “profunda” en términos de diversos niveles de problemas causa, esto significa que la situación ha sido analizada con alto grado de detalle, y a partir de allí, crecen las posibilidades de diseñar actividades para resolver estos problemas causa. Del mismo modo, se puede decir que las posibilidades de resolver el problema central crecen en la medida que más profundo sea el árbol diseñado.

Recomendaciones para la Elaboración Árbol de Problemas

Sin un adecuado análisis de problemas, será difícil sino imposible encontrar soluciones sustentables para producir el cambio deseado. Por lo tanto, se debe evitar comenzar mirando directamente lo que vamos a hacer o sea comenzar con la solución presunta del problema sin haberlo especificado correctamente.

No se deben considerar como problemas aquellos que se enuncian como “falta de …”. Este tipo de formulaciones se conocen como soluciones ausentes, y no se puede decir que describen correctamente una situación negativa. Se dice que el problema sobre el que debe centrarse la atención, no es la falta de algo, sino las consecuencias que dicha falta genera. Hablar de la “falta de algo”, como problema, puede llevar a la creencia errónea que el problema tiene por única solución conseguir aquello que estaba faltando. Entonces plantear problemas como “falta de “, reduce sensiblemente la posibilidad de encontrar soluciones alternativas.

El problema que no ha sido debidamente especificado y no se entiende su naturaleza, ocurre por formulaciones demasiado genéricas que no brindan pistas sobre como resolver el problema. Un ejemplo típico es referir como problema a una “administración deficiente”. Esta formulación es muy pobre y se necesita un mayor grado de detalle para entender que significa una administración deficiente. Nos podemos estar enfrentando a problemas de control financiero, ausencia de capacidades en los administradores, poca planificación de recursos humanos o débil estrategia de información, por citar algunos ejemplos.

PUNTOS CLAVE

  • Un problema no es la ausencia de su solución, sino un estado existente negativo
  • La importancia de un problema no está determinada por su ubicación en el Árbol de Problemas
  • Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o futuros)
  • Formular el problema como un estado negativo
  • Escribir un solo problema por tarjeta

Fuentes:

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